Jährlich landen Tonnen an Lebensmitteln im Müll. Mit rund 14 % belegen Brot und Backwaren dabei eine Spitzenposition der gesamten Lebensmittelabfälle in Deutschland. Allein Bäckereibetriebe müssen jede Woche im Schnitt 2,7 Tonnen an Backwaren wegwerfen. Gründe hinter den hohen Zahlen beruhen unter anderem auf den steigenden Ansprüchen der Konsumentinnen und Konsumenten. Noch kurz vor Ladenschluss erwartet die Kundschaft eine große Auswahl an frischen Backwaren. Um die Kundenerwartungen zu erfüllen und mit Supermärkten, Discountern und der Konkurrenz mitzuhalten, müssen die Bäcker noch bis zum Feierabend die Regale vollhalten. So erhält die tägliche Absatzprognose einen enormen Stellenwert. Dabei gilt es, sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus ökologischer Perspektive die optimale Balance zwischen vollen Regalen und geringer Retourenquote zu schaffen. 

Wie bedeutend und präsent das Thema der Absatzprognose in der backenden Branche ist, wissen auch unsere Interviewgäste. Wir haben mit den Entwicklern des Prognosetools „BackPlan“ Christoph und Marcel sowie mit Backdigital Gründer Malte unter anderem darüber gesprochen, wie sie Bäckereibetriebe bei der täglichen Absatzplanung unterstützen wollen.  

Wie funktioniert BackPlan? 

Im Jahre 2016 hat die Entwicklung des Systems angefangen. Das macht BackPlan zur am längsten erprobten intelligenten Absatzprognose auf dem Markt. Als intelligent wird das System vor allem deshalb bezeichnet, da es sich komplett selbst konfiguriert, so Christoph. „Das System ist selbstlernend, auch in dem Sinne, dass jeden Tag neue Daten, vor allem Absatzzahlen vom Kunden dazukommen. BackPlan passt die Prognosen anschließend immer auf diese neu dazugekommenen Daten an, beziehungsweise es konfiguriert sich auch teilweise um, wenn sich die Absatzstrukturen ändern (…)“, erklärt Marcel. 

Wie wichtig der selbstlernende Aspekt von BackPlan ist, wird durch die Herausforderung der optimalen Warenverfügbarkeit deutlich. Es könnten täglich große Mengen an Waren produziert werden, um die Kundenbedürfnisse zu befriedigen, dann hätte man jedoch das Problem der schlechten Retourenquote, so Malte. Dazu merkt er an, dass dieses besonders bei höher kalkulierten Produkten mit hohem Rohstoffeinsatz vermieden werden sollte.  

Mit BackPlan haben die Gründer es möglich gemacht, dass die Retourenquote auf Produkt- und Filialebene eingestellt werden kann. „Bei BackPlan kann man die Zielretoure wie man möchte verändern und somit immer gut abschätzen, wo der optimale Schnittpunkt zwischen komplett ausverkauft und sehr hoher Retourenquote liegt“, so Christoph. Wenn die Rahmenbedingungen es zulassen, wird die eingestellte Zielretoure auch fast immer erreicht, erzählt uns Marcel. Falls es doch mal zu Abweichungen kommen sollte, haben die Gründer ein Alarmsystem integriert, sodass BackPlan-Nutzerinnen und -Nutzer selbstständig auf die Abweichungen reagieren können. Zudem steht das BackPlan-Serviceteam im engen Austausch mit den Betrieben, um über die Abweichungen und möglichen Optimierungen zu sprechen. 

„Durch BackPlan erhält der Bäcker einen extremen Mehrwert, da es den Kunden absolut in den Fokus der Verfügbarkeitsplanung stellt. Der Kunde kommt in den Laden und sein Körnerbrötchen ist ausverkauft, durch unser System findet er aber eine passende Alternative. Das sorgt für eine extrem hohe und gute Kundenzufriedenheit im backenden Betrieb.“ 

Christoph

Zu den Besonderheiten von BackPlan zählt zum einen, dass die Produkte zu kleineren Warengruppen zusammengefasst werden. Diese Gruppen beinhalten nicht mehr als 5 – 8 Produkte aus alternativen Produkten, die wirklich miteinander vergleichbar sind wie beispielsweise die Warengruppe „Körnerbrötchen“.  

Zum anderen bietet BackPlan den großen Vorteil, dass die Software direkt in die bestehenden Systeme der Bäckerei importiert werden kann. „Es muss also gar nicht noch in andere Systeme eingesehen oder etwas übertragen werden, sondern man bekommt als Bäcker produktionsfertige Bestellvorschläge in der gewohnten Warenwirtschaft“, hebt Marcel hervor. Zudem müssen Bäckerinnen und Bäcker auch nicht lange auf die ersten Prognosezahlen warten. Der Prozess der Einführung ist grundsätzlich innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen, denn BackPlan ist mit etwa 90 % der vorhandenen Warenwirtschaften in Betrieben direkt kompatibel. 

Das Alleinstellungsmerkmal: Automatisierung 

Ist BackPlan erst mal installiert, äußert sich dessen Nutzen vor allem in der Automatisierung der täglichen Bestellungen. „Man erhält für jeden Tag, für jedes Produkt, in jeder Filiale einen Vorschlag, welche Menge man liefern soll“, erklärt Christoph und merkt zudem noch an, dass neben Absätzen aus der Vergangenheit auch Faktoren wie das Wetter, Ferien und Feiertage in die Prognose einbezogen werden. Damit ist BackPlan im Automatisierungsgrad neben vergleichbaren Softwares am weitesten vorne. Die Gründer sehen in der Automatisierung, die durch BackPlan im Betrieb erreicht werden kann, zudem eine Lösung für den andauernden Fachkräftemangel in der backenden Branche. „(…) Die Zeitersparnis, die sich durch den Grad der Automatisierung ergibt und die Effizienzsteigerung, die dahinter steckt, sorgen dafür, dass der backende Betrieb zeitliche Ressourcen an der Stelle der Absatzplanung einsparen kann, welche dann aber für andere Bereiche genutzt werden können und auch genutzt werden müssen“, betont Malte.  

Gemeinsam für die Zukunft der backenden Betriebe 

Dass die Gründer von Backdigital und die Entwickler der intelligenten Absatzprognose in dem, was sie erreichen möchten “eine Sprache sprechen“, war Malte bereits nach einigen Gesprächen klar. 

„Die bereits jahrelange Erfahrung seitens IntabPro, als das erste Unternehmen mit dieser umfangreichen Intelligenz und aufgebauten Systematik am Markt, kombiniert mit der Marktperspektive und persönlichen Erfahrung von Backdigital, hat es uns ermöglicht, diese Kompetenzen zu kombinieren und den Bäcker auch wirklich zu verstehen.“

Malte

Malte erzählt, dass bereits bei der Gründung von Backdigital an einem System gearbeitet und dieses sogar schon aufgebaut wurde. Mit dem Ziel, BackPlan der breiten Masse an backenden Betrieben zur Verfügung zu stellen, haben die Gründer das markterprobte System anschließend zu einem Ganzen zusammengeführt. Mit BackPlan soll durch den Zusammenschluss von Backdigital und IntabPro „die bestmögliche Kombination aus einem intelligenten System mit einer zielführenden Beratung“ erreicht werden, so Malte. Außerdem betont er, dass der Fokus ganz klar auf der backenden Branche liegt. Man beschäftigt sich nicht mit anderen Branchen, denn die Software wurde speziell für backende Betriebe entwickelt. Frei von externen Investoren lag der Fokus von Anfang an darauf, das Produkt direkt auf Bäckereien zuzuschneiden, so Marcel, darin liegt auch der Unterschiedsfaktor zu anderen Absatzplanungs- oder Prognosesoftwares auf dem Markt. 

„BackPlan ist ein reines Bäckerei-Produkt, weswegen wir auch auf die Bedürfnisse des Marktes am besten zugeschnitten sind.“

Marcel

Mit der Entwicklung von BackPlan Lite soll auch kleineren Betrieben mit einer historisch kürzeren Datenerfassung die intelligente Absatzprognose nicht verwehrt bleiben. „Unser Ziel ist es auch in der Entwicklung, nicht nur im Bereich der intelligenten Absatzprognose, aber sicherlich dort auch mit einem gewissen Fokus den Zugang für die möglichst breite Masse der beiden Betriebe zu ermöglichen“, so Malte.  

Die Nähe zur Branche sowie die langfristige Erfahrung der beiden Unternehmen haben auch die BÄKO und das BackBüro® überzeugt. Gemeinsam wollen die Unternehmen unter dem Namen BackOfficeDigital, der Motor für backende Betriebe mittels Digitalisierung sein.  

„Wir sehen in der intelligenten Absatzprognose und in dem Zusammenschluss eine extrem große Möglichkeit, diese Vision voranzutreiben.“

Malte